Country: France
Closing date: 16 Sep 2016
Solthis est une ONG ayant pour objectif de contribuer au renforcement des systèmes de santé pour améliorer l’accès à des soins de qualité dans les pays à ressources limitées et/ou auprès des populations vulnérables.
Mission :
Basée au siège de l’Association à Paris et supervisée par le Responsable Ressources Humaines, l’Assistant(e) administratif(ve) et comptable assiste les responsables de volets sur les aspects comptables, administratifs et logistiques de l’association.
Activités :
1) Administration générale
Préparer les conseils d’administration, assemblées générales (convocation, réunions, préparer et classer les documents officiels)
Assurer l’interface téléphonique (standard) et l’accueil des visiteurs :
· être présent à 9h (ouverture du bureau) jusqu’à 17h
- Organiser les réunions
· Lien avec les secrétariats pour RDV
Préparer et organiser les réunions, les conférences téléphoniques
Mettre à jour les calendriers et plannings
Gérer la réception et l’envoi du courrier
Dactylographier des documents, compte rendus de réunions, photocopier, relier des dossiers, numériser des documents…
2) Comptabilité-Finance, sous la supervision du Directeur Administratif et Financier
Préparer l’imputation analytique des factures payées par le siège et les transmettre au DAF
Encoder et importer la comptabilité du siège dans le logiciel Saga
Gérer les caisses du siège (euros et devises)
Archiver les comptabilités terrain pour transmission aux CAF
Régler les factures par chèque (à faire vérifier par le DAF et signer par le DG)
Gestion des caisses sociales, en relation avec le cabinet social :
· Réception des courriers et envoi au cabinet social
· Gestion des bordereaux mensuels et trimestriels et paiement
Envoie des ECA au terrain
Respect de la procédure d’engagement des dépenses
Rapport bailleur : classeur des pièces + aide au rapport financier
Aide et participation aux audits : CAC + bailleurs
Participation au suivi budgétaire du siège
Soutient les CAF dans le contrôle des comptabilités terrain : respect des procédures d’engagement des dépenses, existence et validité des pièces comptables…
3) Ressources humaines, sous la supervision du Responsable RH
Mettre en ligne les offres d’emploi
Envoyer les réponses négatives aux candidats non retenus
Anticiper et préparer les Per diem des expatriés en briefing ou débriefing, des stagiaires, des postes volants etc… (voir tableau per diem)
Suivre administrativement les assurances santé des salariés du siège (y compris la mutuelle) et des expatriés
· Changement de pays
· Affiliation/résiliation
· Informations diverses
Commander et préparer les tickets restaurant (mensuellement)
Suivre et organiser les visites médicales annuelles (RDV et suivi de la fréquence)
Organiser la venue des stagiaires/personnels/partenaires étrangers (inscription, logement, billets d’avion, assurances en France, prêt téléphone portable, accueil et orientation …)
Participer à la mise à jour des organigrammes et mise en ligne sur l’extranet
4) Services généraux et logistique
Rechercher de nouveaux fournisseurs suivant les besoins (qualité, prix et délais)
Gérer les commandes de fournitures, mobiliers de bureau, télécom et matériel informatique
· Devis, bons de commande, cotations, relations fournisseurs, inventaires…
Réceptionner les marchandises
Organiser l’acheminement et le transport de matériels (choix du mode de transport, de l’emballage, douane et post acheminement) en France et à l’étranger
Veillez à la maintenance des locaux du siège
· Relations propriétaire et prestataires, (extincteurs, plantes, courses, personnel de nettoyage …)
Participer à la gestion du déménagement des locaux et les relations avec les prestataires
Gérer le parc informatique : la maintenance informatique en relation avec nos prestataires (Humane SI) et gestion des adresses email (siège + terrain), inventaires, imprimantes
· Point de contact en cas de demande d’un salarié Solthis et mise en relation
- Documentation : Commander des ouvrages suivant les demandes et tenir à jour la bibliothèque (inventaire, classement, gestion des abonnements, diffusion)
5) Déplacements nationaux et internationaux
- Organiser les déplacements du personnel (siège, expatriés, stagiaires, personnel national, partenaires…)
· inscriptions du personnel aux cours et conférences internationales
· Relations partenaires / agences de voyage (GARD, Air France…)
· Réservations, prise des billets, rédaction d’ordres de mission, obtention de visa, souscription des assurances, logement
· Organiser les demandes de courses (dépôt de courriers ou colis, obtention de visas…)
6) Communication/Information
- Aider à l’organisation d’évènements
· Location de salles
· Logistique de l’évènement (badges, pause-café, préparation du matériel…)
· Soirées/dîners
Extranet/internet : Mise à jour de documents et création des identifiants extranet
Gérer Outlook : mise à jour de contact, mailing …
Gestion de Sharepoint
Profil :
Niveau minimum Bac+2/3
Expérience souhaitée de 2 ans minimum sur le même type de poste
Compétences et connaissance souhaitées :
· Comptabilité (logiciel SAGA apprécié)
· Administration des associations
· Gestion de déplacements internationaux
· Informatique (maîtrise des logiciels Excel, Word, Powerpoint, Outlook)
· Anglais opérationnel
- Qualités : rigueur, organisation, prise d’initiative, polyvalence, gestion des priorités
Conditions :
Statut : Salarié, non cadre
Durée du contrat : CDI
Date de prise de poste : 17/10/16
Salaire : selon grille Solthis et expérience + 85% de la mutuelle + tickets restaurant + 50% du transport en commun
How to apply:
Candidature : merci d’envoyer votre CV + Lettre de Motivation + dates de disponibilités avant le 16 septembre 2016 à recrutement@solthis.org en précisant en objet « Assistant Administratif et Comptable ».
Solthis se réserve la possibilité de clore un recrutement avant la date d’échéance de l’annonce. Merci de votre compréhension.